企业管理的标准化和信息化必然要求招标采购的电子化

标准化和信息化是现代企业管理不可缺少的两个重要支柱。高效率的企业生产组织计划管理系统依赖企业资源需求管理系统、市场供应管理系统、合同履行管理系统以及组织管理系统之间实现严密和高效的无缝对接,由此必然要求招标采购同步实现标准化和信息化并与企业整个管理系统实现无缝对接。因此,企业提高管理效率和市场竞争能力的内在要求决定了招标采购的电子化方向。

  招标采购制度在保护国家、社会利益和招投标各方合法权益以及提高投资效益等方面发挥了巨大的作用。电子招投标是传统招投标方式与现代信息技术相融合的产物,随着互联网+时代的到来,随着相关法律环境不断完善,信息技术、网络技术、电子商务应用的日趋成熟,近年来标得到迅猛发展。电子招投标在保持传统招投标带给企业的巨大作用之外,为企业提供了更多、更好地益处和保障,特别是为大型企业采购提供了信息化支撑和规范化管理的平台。

  通用技术集团关于平台建设的预见性项目决策,使中国通用招标网暨电子招投标平台(以下简称“平台”)在交易平台的建设中占到先机。回顾平台建设和运营的历程,我们深刻体会到推行电子招标在规范业务流程、减少业务风险、降本增效等多方面对企业的管理提升、精细化管理提供着强有力的支撑。

  平台的架构搭建和功能设计符合《招标投标法》、《政府采购法》、《实施条例》、《电子招标投标办法》和《技术规范》等法律法规的要求,结合总结、归纳、提炼公司多年从事招标代理业务的经验,并融入信息化及电子商务技术手段,实现了政府采购、工程施工、货物、服务、机电产品国际招标等业务流程,实现了信息资源管理、财务管理、统计分析、网银支付、短信平台、CA技术、开标月历、客户资料、档案资料、评标会议室等管理功能;实现了与国家指定公告媒体、ERP系统的对接,打造了合法合规、功能齐全、业界领先的电子招标交易平台。通过平台的建设和应用规范企业招投标业务流程的合规性,提供了辅助性检查功能,系统自动归集评标数据,避免由于工作疏忽所导致的失误。平台的建成为公司在新常态下规范业务流程、提高工作效率、汇聚信息资源、提供增值服务、实现管理提升、实现精细化管理,业务拓展、转型创新提供了奠定了良好的基础。

  其次,平台也不仅仅是一套独立的应用系统,平台与企业ERP系统、公司网站也进行了数据对接,使企业内部管理系统直接从业务一线获取最真实数据,避免形成企业内部数据孤岛的现象,更有效的把握经营数据的同时也为业务员减少了部分工作量,提高了工作效率实现企业的管理提升。

  建设成效主要体现在:

  1. 规范招标采购业务流程,提高工作效率降低采购成本

  平台涵盖了从项目机会、项目前期、项目立项、招标文件、招标公告、应标管理、开标管理、评标管理、评标报告、定标管理及结果公告的全过程管理,可辅助项目经理、招标人、投标人和评标专家完成各类招标采购活动中的各项工作,对招标采购项目流程合规、效率提升带来巨大帮助。

  平台从逻辑设计上把政府采购法和招标投标法同时实现在一个平台上实现操作,为招标代理机构在一个平台上实现多种业务进行了成功的尝试。平台使招标业务的标准化和规范化程度进一步提高,支持所有法定招标方式,并提供强大的价格自动比对、实时报价排名、即时的网络商谈通道,可提升招标效率、节约招标成本,给招标机构带来更大的商业机会;同时随着电子招标平台的市场化产品推广,平台自身盈利模式将日益完善,盈利能力也将逐步提高。

  平台的运用将促进社会交易成本的降低,推进社会资源的有效配置,节约公共资源投入,为此我平台计划将企业集采和采购计划管理进一步融合到平台内,从技术上探索实现招标采购多种业务集成的建设模式,通过推广更加满足环境友好资源节约的社会发展趋势。

  平台的运用使招标人、投标人、监标人、评委、招标代理机构的招标采购工作规范化、标准化,借助信息技术和数据、文档、表格的标准化,大大提高招标采购工作中招标文件制作、投标文件制作、投标、开标、评标、评标报告制作等各个环节的工作效率效率,同时也大大降低了工作人员的劳动强度。

  以救灾储备物资政府采购项目为例,项目特点是产品类型多,投标人数量大,多为中小型生产企业,所处地域分散,项目协调、实施和管理难度大。过去按照传统模式,需印刷几百本招标文件,投标人为购买招标文件需专程派人来北京,差旅成本很高;业务员接不完的电话、解释不完的事项、收发大量传真和邮件;投标人标书费和投标保证金的认领、核对工作量巨大;开评标阶段清标、唱标花费很多时间,评标提前准备大量表格,评标需要部门全体员工参与,现场还要进行大量数据采集和手工录入工作,工作量巨大、风险管控难度大。通过平台在网上发售电子版标书,可节省近万元印刷费;投标人从网上直接下载招标文件,节省了时间和经济成本;通过平台提供短信通知功能,发布项目澄清补遗相关信息,尤其是投标人数量达到上百家时,采用平台、短信、邮件等通知方式,在节约业务人员时间成本的同时,也减少人工电话通知的不确定性,提高了项目管理水平。

  根据业务部门测算,平台投入使用后,1000个使用平台招标的项目,可以节省招标文件、澄清文件、各种信函通知纸张和印刷费(220万元)、电话传真邮寄费用(15万元)、澄清与开标会场费(250万元)、外地项目差旅费(150万元),间接创造经济效益635万元。

  2. 改进服务手段,提升管理水平

  平台可以帮助各家代理机构实现整合资源、规范流程、降低成本、提高效益;使得招标人方便地了解项目进程,为招标人提供可靠的项目全流程档案管理、投标人管理等信息化服务;使得投标人得到了更及时、便捷的服务。平台针对建设工程、机电产品、政府采购不同项目招投标的共性及个性要求,通过信息系统,有效地控制招投标关键环节的合规性,详细记录各种数据,从而满足了招标代理机构的业务需求和管理要求。平台的使用使招标代理机构服务的及时性和便捷性得到改善,公告查看、网上注册、网银支付、短信通知、电子密钥、标书及澄清文件下载、投标文件制作工具、完整性校验等功能,为投标人提供了便捷贴心的服务。

  投入使用后,招标业务由传统手工模式转变为电子模式,招标文件制作、发售、澄清、递交、开标、评标等业务程序全部可在网上进行,系统通过模板化文件自动生成各类通知、公函等文档,并实现多渠道(传真、短信、邮件)自动传送功能提高效率。总之,作为开展招标业务的工具,平台可以大幅度提高业务人员的工作效率,减少重复录入,降低业务成本。

  3. 顺应市场要求,保持领先地位

  电子招标已成为行业发展趋势,平台建设在行业内受到了很大的关注,平台的可研论证、建设运营都得到了主管部门的关心和支持。提升了集团公司在招标代理服务领域的品牌影响力。

  随着电子招标平台的成熟和电子招标业态形成,平台一方面将为传统招标采购业务的市场开发提供有力支撑,另一方面也将伴随平台自身的应用范围拓展,逐步形成电子招标平台与传统招标代理服务相辅相成的互动关系,并通过客户和数据的积累和挖掘,为集团咨询投资等服务领域创造更多的可发掘空间,促进企业核心竞争力的提升。

  依托平台可实现招标采购业务的流程化、规范化、信息化管理,可提升招标代理机构的管理和服务水平,可为公司业务拓展和转型创新提供支持,可提升公司的核心竞争力。

  4. 提高公司的核心竞争力与品牌价值

  目前公司的电子招标平台已经建成,具有11个功能模块,424个功能点,功能比较齐全,在代理机构中遥遥领先,在市场开发中具有独特的竞争优势。

  平台2013年入选工信部信息化司“电子商务集成创新试点工程”项目,2014年获得电商联盟“电子商务集成创新奖”。平台在行业内受到了很大的关注,提升了集团公司在招标代理服务领域的品牌影响力。

  2015年按照国家推进电子招标投标工作的部署开展的交易平台试点工作,将引领示范交易平台技术改造和建设,引领示范交易平台市场化运营,引领示范交易平台信息共享互联互通。平台积极响应,申报试点单位和工作方案,拟通过试点实现与公共服务平台对接,验证本交易平台合规性;实现交易平台与地方公共资源交易中心的信息交互。公司已与广州、宁波及三门峡三个公共资源交易中心达成协议,拟进行交易平台相关项目和客户信息的数据对接。我们将按照统一部署积极开展检测认证工作,运用电子招标平台为客户提供更好的服务。